Liste de contrôle des documents d'importation : ce dont vous avez besoin pour effectuer les formalités douanières depuis la Chine

Toute expédition en provenance de Chine nécessite avant toute chose trois documents : une facture commerciale, une liste de colisage et un document de transport tel qu’un connaissement ou une lettre de transport aérien, tous comportant le code SH correct. À cela s’ajoutent les documents spécifiques aux États-Unis et à l’Union européenne : pour les États-Unis, un résumé de déclaration CBP et une déclaration de sécurité de l’importateur (Importer Security Filing) ; pour l’Union européenne, un numéro EORI ainsi que les informations relatives à la TVA. Cette liste de contrôle répertorie les documents communs à toutes les expéditions, ceux requis par chaque destination, ainsi que les certificats de produits qui déterminent si vos marchandises sont dédouanées ou placées en entrepôt sous douane.

Ce guide s'adresse aux importateurs, qu'ils soient novices ou expérimentés, qui expédient des biens de consommation, des produits électroniques et des produits alimentaires de Chine vers les États-Unis et l'Union européenne.

Documents requis pour chaque expédition

Ces quatre éléments accompagnent chaque envoi commercial, quelle que soit sa destination. Si l'un d'entre eux est erroné, les douanes ne pourront ni évaluer ni identifier les marchandises.

La facture commerciale sert de référence. C'est sur cette base que les douanes déterminent la valeur des marchandises, et la Le code SH qui y figure détermine le taux de droit. Si la description figurant sur la facture est vague, comme “ pièces ” ou “ cadeaux ”, les courtiers doivent deviner la classification, et cette supposition donne souvent lieu à un contrôle.

Documents spécifiques aux États-Unis

Les envois commerciaux à destination des États-Unis sont dédouanés par le CBP et nécessitent presque toujours l'intervention d'un courtier en douane agréé. Les informations ci-dessous sont celles que les courtiers demandent en premier lieu.

Le formulaire ISF 10+2 est celui que les nouveaux importateurs ont tendance à oublier. Il exige que l'importateur fournisse dix éléments d'information, notamment le vendeur, l'acheteur, Code HTS, ainsi que du navire, plus deux provenant du transporteur. En cas de dépôt tardif, le CBP peut retenir le conteneur et infliger des pénalités. Le cadre réglementaire complet relatif aux importations aux États-Unis est disponible à l'adresse suivante : cbp.gov/trade.

Documents spécifiques à l'UE

L'UE dispose d'une union douanière unique ; les exigences sont donc les mêmes dans tous les États membres, la TVA étant gérée au niveau du pays de destination.

Sans numéro EORI, un l'envoi ne peut pas être déclaré aux douanes de l'UE du tout, ce qui fait que la procédure s'enlise à la frontière. Vous devez en faire la demande auprès de l'autorité douanière nationale de l'État membre dans lequel vous effectuez votre première importation. Vous trouverez un aperçu de la procédure d'importation dans l'UE sur le site « Your Europe » et le cadre réglementaire douanier sur taxation-customs.ec.europa.eu.

Certificats spécifiques aux produits

Certaines marchandises ne peuvent pas entrer sur le territoire sans certificat de conformité ou d'agrément. Ces documents font l'objet d'un contrôle à la frontière, et pas seulement lors de l'évaluation ; l'absence de l'un d'entre eux entraîne donc le refus de l'ensemble de l'envoi.

Le marquage « CE » est celui que les exportateurs de l'UE ont tendance à sous-estimer. Il s'agit de la déclaration du fabricant attestant que le produit est conforme aux règles de l'UE en matière de sécurité, de santé et d'environnement, et il doit accompagner le dossier technique. Le cadre réglementaire du marquage « CE » est défini dans single-market-economy.ec.europa.eu. Les produits radio destinés aux États-Unis doivent obtenir l'autorisation de la FCC avant leur expédition, et non après leur arrivée.

Comment Vantage Forwarding gère la préparation des documents

Nous assurons le transport de marchandises de la Chine vers les États-Unis et l'Union européenne, et la gestion des documents fait partie intégrante du processus qui nous permet d'assurer le bon déroulement d'une expédition. Notre rôle consiste à coordonner et à vérifier, et non à délivrer vos certificats. Les étapes ci-dessous correspondent à la procédure que nous suivons avec les importateurs.

Lorsque vous effectuez une réservation chez nous, nous récupérons l'ensemble des documents avant le départ du navire. Nous vous demandons tout d'abord la facture commerciale et la liste de colisage, car ce sont elles qui déterminent la Code SH et droit de douane calcul. Si la description est trop vague pour permettre une classification, nous la renvoyons au courtier pour qu'il apporte des précisions, plutôt que de le laisser deviner.

Pour les États-Unis, nous coordonnons la période de dépôt du formulaire ISF 10+2 et vérifions que la garantie douanière et la procuration sont bien en place avant le départ. Pour l'Union européenne, nous vérifions le numéro EORI et les informations relatives à la TVA afin que la déclaration d'importation puisse être déposée sur temps passé au port d'entrée.

Nous informons au préalable le courtier de destination en lui transmettant l'ensemble des documents, y compris tout certificat de produit requis pour les marchandises. C'est à cette étape que la plupart des retards sont évités, car le courtier peut signaler l'absence d'un certificat alors que la cargaison est encore en mer, plutôt qu'après son déchargement.

Erreurs courantes dans les documents qui retardent le dédouanement

La plupart des retards sont dus à une poignée d'erreurs qui pourraient être évitées. Il est bien moins coûteux de les corriger avant le départ que de récupérer un conteneur bloqué.

La facture ne correspond pas aux marchandises. Toute valeur, quantité ou description déclarée qui ne correspond pas au bordereau d'expédition ou aux cartons physiques entraîne un contrôle et peut donner lieu à des sanctions en vertu du code HTS que vous avez déclaré.

Le code SH est manquant ou erroné. C'est ce code qui détermine les droits de douane et les règles applicables. Un code erroné peut entraîner un paiement insuffisant des droits de douane et une pénalité, ou au contraire un paiement excédentaire et une perte de marge. Consultez notre guide sur les erreurs de code SH pour connaître la répartition des coûts.

La déclaration ISF pour les États-Unis a été déposée en retard ou est incomplète. Le délai de 24 heures avant le chargement est impératif, et un dépôt tardif peut entraîner le blocage du conteneur et une amende de la part du CBP.

Il n'y a pas de numéro EORI pour l'UE. Sans ce numéro, les marchandises ne peuvent pas être déclarées et restent bloquées à la frontière jusqu'à ce qu'il soit attribué.

Il manque un certificat de conformité obligatoire. L'absence de certificat CE, FCC, FDA ou CPSC lorsqu'un tel certificat est requis entraîne le refus des marchandises à la frontière, et non pas simplement un retard.

Il n'existe pas de caution douanière pour les États-Unis. Les importations commerciales nécessitent presque toujours une caution ; sans celle-ci, le CBP ne dédouanera pas l'envoi.

FAQ

Quel est le document le plus important ?
La facture commerciale. Elle sert de référence pour l'évaluation, le classement et l'admissibilité, et tous les autres documents s'y réfèrent.

Ai-je encore besoin de documents papier ?
La plupart des déclarations sont effectuées par voie électronique : le CBP utilise le système ACE et l'UE son propre système de déclaration électronique. Les transporteurs continuent d'émettre un connaissement, mais une mainlevée par télex permet d'effectuer le dédouanement sans l'original papier.

Que se passe-t-il si je dépose la déclaration ISF en retard ?
Le CBP peut retenir l'envoi et infliger des sanctions. Il convient de déposer la déclaration au moins 24 heures avant le chargement de la cargaison à bord du navire.

Ai-je besoin d'un courtier en douane ?
Pour les envois commerciaux, en pratique, oui. Un courtier se charge de remplir le résumé de déclaration, de gérer la caution et de traiter la déclaration. Nous nous en occupons pour vous.

Qu'est-ce qu'un numéro EORI ?
Il s'agit du numéro d'identification européen dont tout opérateur économique a besoin pour déposer une déclaration en douane. Vous devez en faire la demande auprès des autorités douanières de l'État membre dans lequel vous effectuez votre première importation.

À propos de cet article

Cette liste de contrôle a été établie par le service logistique de Vantage Forwarding, chargé de coordonner le transport de marchandises entre la Chine, les États-Unis et l'Union européenne. Il s'agit de recommandations générales issues de sources officielles du CBP et de l'Union européenne ; elles ne constituent en aucun cas des conseils juridiques ou douaniers. Avant toute expédition, veuillez vérifier les exigences en vigueur auprès du CBP, des autorités douanières de l'Union européenne, d'un courtier agréé et de l'organisme de certification de vos produits.