Envío en espera con DHL: 7 motivos y cómo solucionarlo rápidamente

Ver el mensaje “envío en espera” en el seguimiento de DHL resulta frustrante, sobre todo cuando no sabes por qué ha ocurrido ni cuánto tiempo durará. La buena noticia es que un envío de DHL en espera rara vez se pierde. En la mayoría de los casos, se trata de una pausa temporal que requiere una acción concreta por tu parte, la del remitente o la del destinatario.

En esta guía te explicamos exactamente qué significa ese estado, las siete razones más comunes que lo provocan, cuánto tiempo suele tardar en resolverse cada tipo de retención y el proceso paso a paso para que tu paquete vuelva a ponerse en marcha.

¿Qué significa “Envío en espera” en el seguimiento de DHL?

“Envío en espera” significa que tu paquete ha sido retenido temporalmente en una instalación de DHL o en un control aduanero y no puede continuar hacia su destino hasta que se resuelva un problema. Se trata de un estado de alerta, no de un estado definitivo: tu envío está a salvo, pero normalmente requiere la intervención del remitente o del destinatario antes de que se reanude el tránsito.

Esto difiere de los conceptos de “procedimiento de despacho” o “retraso en el despacho”, que se refieren específicamente a los trámites aduaneros. Una retención puede producirse en cualquier punto: origen, centro de tránsito, aduana o entrega en la última milla.

Dato clave: Si un envío de DHL en espera no se resuelve en un plazo aproximado de 7 días, DHL podrá devolver el paquete al remitente o, en algunos casos, deshacerse de él una vez que haya expirado el plazo de retención. Es importante actuar con rapidez.

¿Por qué está retenido mi envío de DHL? 7 motivos habituales

Según nuestra experiencia en la gestión de miles de envíos entre China y EE. UU. y entre China y la UE, las retenciones se clasifican en siete categorías. La tabla siguiente muestra cada motivo, quién debe actuar y el tiempo de resolución habitual.

1. Problemas con el despacho de aduanas

La causa más habitual de que un envío quede retenido por DHL es que la documentación aduanera esté incompleta o contenga errores. Entre los problemas más habituales se incluyen:

• Falta la factura comercial o el certificado de origen
• Descripciones imprecisas de los productos (“regalo”, “muestras”, “accesorios”)
• Valor declarado que no se corresponde con la mercancía real
• Falta el número de identificación fiscal del importador (EIN/SSN para envíos a EE. UU., EORI para envíos a la UE)

Los equipos de despacho de aduanas de DHL no pueden entregar un paquete hasta que se cumplan los requisitos aduaneros, por lo que la retención se mantendrá hasta que se presenten los documentos correctos.

2. Derechos e impuestos pendientes de pago

Si se adeudan derechos de importación o IVA y no se han abonado, la aduana no liberará la mercancía. En el caso de las importaciones procedentes de EE. UU., esto se ha vuelto más habitual desde los recientes cambios arancelarios: los envíos que antes se despachaban libres de impuestos ahora pueden estar sujetos a gravámenes. DHL suele enviar al destinatario un enlace de pago por correo electrónico o mensaje de texto; el paquete se libera en un plazo de 24 a 48 horas tras el pago.

3. Falta el EIN, el SSN o la documentación del IRS (envíos a EE. UU.)

La Aduana de EE. UU. exige un número de identificación del importador para muchos envíos comerciales. Si el destinatario no ha facilitado un EIN (empresas) o un SSN (particulares), DHL retiene el envío y se pone en contacto con el destinatario. Preparar estos documentos antes del envío evita por completo esta situación.

4. Datos incorrectos del destinatario

Una dirección incorrecta, un número de teléfono fuera de servicio o la ausencia del destinatario pueden provocar una retención en las instalaciones de destino. DHL intenta ponerse en contacto entre 2 y 3 veces antes de pasar el asunto a un nivel superior.

5. Artículos prohibidos o restringidos

Los líquidos, los productos en polvo, las baterías, los aparatos electrónicos con pilas de litio, los productos de marcas falsificadas y otros artículos sujetos a restricciones pueden ser retenidos en el control de seguridad. Dependiendo de la normativa del país de destino, estos envíos pueden ser devueltos, destruidos o incautados; este es el único tipo de retención que, a menudo, no se puede “solucionar” a posteriori.

6. Inspección aduanera aleatoria

Las autoridades aduaneras de todos los países seleccionan un porcentaje de los envíos para someterlos a un control físico. No es necesario que hagas nada; la retención se levanta automáticamente una vez finalizada la inspección, lo que suele tardar entre 1 y 5 días laborables.

7. Control de seguridad de DHL

DHL lleva a cabo sus propios controles de seguridad rutinarios en los principales centros de distribución. Estas retenciones forman parte del procedimiento operativo habitual y suelen resolverse en un plazo de 24 horas sin que se ofrezca ninguna explicación en el seguimiento del envío.

Cómo solucionar un envío de DHL en espera: paso a paso

¿Cuánto tiempo dura una retención de DHL?

No hay una respuesta única: depende totalmente de la causa:

• Control de seguridad: menos de 24 horas
• Pago de derechos: Se envía en un plazo de 1 a 2 días tras el pago
• Problemas con los documentos: Entre 1 y 3 días laborables tras la presentación de la documentación correcta
• Inspección aleatoria: De 1 a 5 días laborables, no es necesario realizar ninguna acción
• Mercancías sujetas a restricciones: De 3 a 7 días, y es posible que el paquete no se entregue en absoluto

Si el estado de tu envío lleva más de 5 días laborables “en espera” y no has recibido ninguna notificación de DHL, llámalos directamente; el silencio suele significar que el destinatario no ha respondido a un mensaje.

Cómo evitar futuras retenciones

Prevenir sale más barato que solucionar. Antes de cada envío:

1. Consulta la lista de artículos prohibidos y restringidos del país de destino. Lo que es legal exportar desde China puede ser ilegal importarlo a otros países.
2. Decláralo con sinceridad y de forma concreta. Utiliza nombres de productos precisos, valores exactos y un propósito claro. Declarar un valor inferior al real para ahorrarte derechos de aduana es la forma más rápida de que se retenga el despacho de aduana o de que te impongan una sanción.
3. Comprueba los datos del destinatario. Nombre completo, dirección completa con código postal y un número de teléfono local operativo.
4. Recopilar previamente los números de identificación fiscal de los importadores. Para los envíos comerciales con destino a EE. UU., solicita el EIN o el SSN del destinatario antes de que la mercancía salga de China.
5. Plantéate el envío en condiciones DDP. Con el servicio «Delivered Duty Paid», tu agente de transporte se encarga de los aranceles, los impuestos y los trámites de despacho de aduana antes de que llegue el envío, lo que elimina las dos causas más habituales de retención (cargos pendientes de pago y documentos que faltan). Obtén más información en nuestro Guía de envío DDP o descubre los consejos de los expertos para Reduce tus gastos de envío internacional con DHL..

Cuando una reserva se convierte en una reclamación

Si tu envío sufre daños o se extravía durante una retención prolongada, se aplica el proceso de reclamaciones de DHL: las reclamaciones suelen gestionarse a nivel local por personal que habla el idioma local, se resuelven en un plazo de 30 días y se abonan en moneda local. Ten en cuenta que es posible que el seguro de carga estándar de DHL no cubra destinos de alto riesgo o categorías especiales de carga; comprueba la cobertura antes de enviar mercancías de valor o contrata un seguro de carga con un tercero a través de tu agente de transporte.

Preguntas frecuentes: Envío de DHL en espera