Sendung bei DHL zurückgestellt: 7 Gründe und wie man das Problem schnell behebt

Es ist frustrierend, wenn in Ihrer DHL-Sendungsverfolgung der Status “Sendung zurückgestellt” angezeigt wird – vor allem, wenn Sie nicht wissen, warum dies geschehen ist oder wie lange es dauern wird. Die gute Nachricht: Eine zurückgestellte DHL-Sendung geht selten verloren. In den meisten Fällen handelt es sich um eine vorübergehende Unterbrechung, die eine bestimmte Maßnahme Ihrerseits, seitens des Absenders oder des Empfängers erfordert.

In diesem Leitfaden erklären wir Ihnen genau, was dieser Status bedeutet, welche sieben Gründe am häufigsten dafür verantwortlich sind, wie lange es in der Regel dauert, bis die jeweilige Art der Zurückhaltung behoben ist, und wie Sie Schritt für Schritt vorgehen müssen, damit Ihr Paket wieder zugestellt wird.

Was bedeutet “Sendung zurückgestellt” in der DHL-Sendungsverfolgung?

“Sendung zurückgestellt” bedeutet, dass Ihr Paket vorübergehend in einer DHL-Niederlassung oder an einer Zollkontrollstelle zurückgehalten wird und erst dann weiter zum Bestimmungsort befördert werden kann, wenn ein Problem geklärt ist. Es handelt sich hierbei um einen Warnstatus und nicht um einen endgültigen Status – Ihre Sendung ist in Sicherheit, doch in der Regel ist ein Eingreifen des Absenders oder Empfängers erforderlich, bevor der Transport fortgesetzt werden kann.

Dies unterscheidet sich von den Begriffen “Clearance-Event” oder “Clearance-Verzögerung”, die sich speziell auf die Zollabfertigung beziehen. Eine Zurückhaltung kann zu jedem Zeitpunkt erfolgen Punkt: Herkunftsort, Umschlagplatz, Zoll oder Zustellung auf der letzten Meile.

Wichtige Tatsache: Wird eine bei DHL zurückgehaltene Sendung nicht innerhalb von etwa 7 Tagen geklärt, kann DHL das Paket an den Absender zurücksenden oder es in einigen Fällen nach Ablauf der Zurückhaltefrist entsorgen. Schnelles Handeln ist daher wichtig.

Warum wird meine DHL-Sendung zurückgehalten? 7 häufige Gründe

Aufgrund unserer Erfahrung mit Tausenden von Sendungen zwischen China und den USA sowie zwischen China und der EU lassen sich Verzögerungen in sieben Kategorien einteilen. Die folgende Tabelle zeigt die jeweiligen Gründe, wer Maßnahmen ergreifen muss und wie lange die Lösung in der Regel dauert.

1. Probleme bei der Zollabfertigung

Der häufigste Grund für eine Sendungsverzögerung bei DHL sind unvollständige oder fehlerhafte Zollunterlagen. Zu den typischen Problemen zählen:

• Fehlende Handelsrechnung oder Ursprungsbescheinigung
• Unklare Produktbeschreibungen (“Geschenk”, “Proben”, “Zubehör”)
• Angegebener Wert, der nicht mit der tatsächlichen Ware übereinstimmt
• Steuer-ID des Importeurs fehlt (EIN/SSN für Sendungen in die USA, EORI für Sendungen in die EU)

Die Zollabfertigungsteams von DHL können ein Paket erst freigeben, wenn die Zollvorschriften erfüllt sind; daher bleibt die Zurückhaltung bestehen, bis die korrekten Unterlagen vorgelegt werden.

2. Nicht entrichtete Zölle und Steuern

Wenn Einfuhrzölle oder Mehrwertsteuer fällig und noch nicht bezahlt sind, gibt der Zoll die Waren nicht frei. Bei Importen aus den USA ist dies seit den jüngsten Zolländerungen häufiger geworden – Sendungen, die zuvor zollfrei abgefertigt wurden, können nun zu Abgaben führen. DHL sendet dem Empfänger in der Regel per E-Mail oder SMS einen Zahlungslink; das Paket wird innerhalb von 24 bis 48 Stunden nach Zahlungseingang freigegeben.

3. Fehlende EIN-/SSN-Angaben oder IRS-Unterlagen (Sendungen in die USA)

Der US-Zoll verlangt für viele gewerbliche Sendungen eine Importeur-Identifikationsnummer. Wenn der Empfänger keine EIN (Unternehmen) oder SSN (Privatpersonen) angegeben hat, hält DHL die Sendung zurück und kontaktiert den Empfänger. Durch die Vorbereitung dieser Unterlagen vor dem Versand lässt sich dies vollständig vermeiden.

4. Falsche Empfängerangaben

Eine falsche Adresse, eine nicht mehr gültige Telefonnummer oder ein abwesender Empfänger können dazu führen, dass die Sendung am Bestimmungsort zurückgehalten wird. DHL versucht 2–3 Mal, Kontakt aufzunehmen, bevor die Angelegenheit an eine höhere Instanz weitergeleitet wird.

5. Verbotene oder eingeschränkte Gegenstände

Flüssigkeiten, Pulver, Batterien, Elektronikgeräte mit Lithiumzellen, gefälschte Markenartikel und andere verbotene Gegenstände können bei der Sicherheitskontrolle zurückgehalten werden. Je nach den Vorschriften des Ziellandes können diese Sendungen zurückgeschickt, vernichtet oder beschlagnahmt werden – dies ist die einzige Art der Zurückhaltung, die nachträglich oft nicht mehr “behoben” werden kann.

6. Stichprobenartige Zollkontrolle

Die Zollbehörden jedes Landes wählen einen bestimmten Prozentsatz der Sendungen für eine physische Prüfung aus. Sie müssen nichts unternehmen; die Zurückhaltung wird automatisch aufgehoben, sobald die Prüfung abgeschlossen ist, in der Regel innerhalb von 1–5 Werktagen.

7. DHL-Sicherheitskontrolle

DHL führt an den großen Drehkreuzen eigene routinemäßige Sicherheitskontrollen durch. Diese Zurückhaltungen sind Teil des normalen Betriebsablaufs und werden in der Regel innerhalb von 24 Stunden ohne weitere Erklärung in der Sendungsverfolgung aufgehoben.

So beheben Sie eine zurückgehaltene DHL-Sendung: Schritt für Schritt

Wie lange dauert eine DHL-Zurückhaltung?

Es gibt keine allgemeingültige Antwort – das hängt ganz von der Ursache ab:

• Sicherheitskontrolle: innerhalb von 24 Stunden
• Zollzahlung: Versand innerhalb von 1–2 Tagen nach Zahlungseingang
• Probleme mit Dokumenten: 1–3 Werktage nach Einreichung der korrekten Unterlagen
• Stichprobenkontrolle: 1–5 Werktage, kein weiteres Vorgehen erforderlich
• Beschränkte Waren: 3–7 Tage, und das Paket wird möglicherweise gar nicht freigegeben

Wenn Ihr Sendungsverfolgungsstatus seit mehr als 5 Werktagen “in Bearbeitung” lautet und Sie keine Nachricht von DHL erhalten haben, rufen Sie das Unternehmen direkt an – wenn Sie nichts hören, bedeutet das in der Regel, dass eine Nachricht an den Empfänger unbeantwortet geblieben ist.

So verhindern Sie künftige Sperren

Vorbeugen ist kostengünstiger als Abhilfe schaffen. Vor jeder Lieferung:

1. Prüfen Sie die Liste der verbotenen und beschränkten Gegenstände des Ziellandes. Was aus China legal exportiert werden darf, kann in anderen Ländern illegal importiert werden.
2. Geben Sie ehrliche und konkrete Angaben an. Verwenden Sie genaue Produktbezeichnungen, korrekte Werte und geben Sie einen klaren Verwendungszweck an. Eine zu niedrige Zollanmeldung, um Zollgebühren zu sparen, ist der schnellste Weg zu einer Zurückhaltung der Zollabfertigung – oder zu einer Geldstrafe.
3. Überprüfen Sie die Angaben zum Empfänger. Vollständiger Name, vollständige Anschrift mit Postleitzahl und eine funktionierende lokale Telefonnummer.
4. Die Steuer-ID-Nummern der Importeure im Voraus erfassen. Bei gewerblichen Sendungen in die USA sollten Sie die EIN/SSN des Empfängers einholen, bevor die Waren China verlassen.
5. Ziehen Sie einen Versand auf DDP-Basis in Betracht. Beim „Delivered Duty Paid“-Service werden Zölle, Steuern und die Zollabfertigung von Ihrem Spediteur bereits vor Ankunft der Sendung abgewickelt – wodurch die beiden häufigsten Gründe für eine Zurückhaltung der Sendung (unbezahlte Gebühren und fehlende Dokumente) vermieden werden. Erfahren Sie mehr in unserem Leitfaden zum DDP-Versand oder entdecken Sie Tipps von Experten zu Senken Sie Ihre internationalen Versandkosten mit DHL..

Wenn aus einer Vorbehaltsklausel ein Anspruch wird

Sollte Ihre Sendung während einer längeren Lagerung beschädigt werden oder verloren gehen, gilt das Schadensersatzverfahren von DHL: Schadensfälle werden in der Regel vor Ort von Mitarbeitern bearbeitet, die die Landessprache sprechen, innerhalb von 30 Tagen geklärt und in Landeswährung ausgezahlt. Bitte beachten Sie, dass die Standard-Frachtversicherung von DHL möglicherweise keine risikoreichen Bestimmungsorte oder bestimmte Frachtkategorien abdeckt – überprüfen Sie den Versicherungsschutz vor dem Versand wertvoller Güter oder schließen Sie über Ihren Spediteur eine Frachtversicherung bei einem Drittanbieter ab.

FAQ: DHL-Sendung zurückgestellt